Les relances pour facture impayée sont parfois indispensables pour obtenir le paiement d’un client. Lorsque vous constatez un impayé, il peut bien sûr s’agir d’un retard ou d’un oubli de votre client.

Cependant, vous vous devez de réagir rapidement, pour signifier ce manquement à votre client. En effet, si celui-ci perçoit une faille dans le recouvrement de vos créances . Il pourrait alors être tenté de ne pas du tout vous régler.

Un simple mail de rappel envoyé au client peut parfois suffire au règlement de la facture. Toutefois, il n’est pas rare qu’il faille multiplier les relances pour voir sa facture réglée. Alors, voyons comment enchainer les relances afin d’augmenter vos chances de recouvrer votre facture.

La relance pour facture impayée au téléphone

Si vous avez pour habitude de contacter votre client par téléphone. La relance téléphonique est certainement la première des choses à faire. A noter, cependant que votre interlocuteur n’est peut-être pas décisionnaire sur le déclenchement d’un paiement.

Dans ce cas-là, laissez-le voir en interne s’il peut faire avancer le paiement ou demandez les coordonnées de la personne que vous pourrez également contacter par téléphone.

Dans le cas où ces premières relances téléphoniques s’avéraient infructueuses, ou si vous n’aviez pas pour habitude contacter votre client par téléphone, il vous faudra alors effectuer une ou plusieurs relances par courrier pour obtenir votre paiement.

Les relances pour facture impayée par courrier

Les relances par courrier peuvent se faire en courrier simple ou en recommandé avec accusé de réception en fonction de l’avancement de votre procédure de recouvrement.

Le courrier doit indiquer :

• La date et l’objet de la relance (suite au mail du… et à l’appel téléphonique du…) ;

• Le numéro, date et montant de la facture ;

• La date de l’échéance ;

• La demande du règlement;

• Une copie de la facture originale.

Ces relances sont le préalable à une éventuelle procédure judiciaire. Il est courant d’envoyer jusqu’à 3 relances par courrier avant de faire appel à la justice.

La séquence de relances pour facture impayée peut se décomposer ainsi :

Relance facture impayée n°1

Cette première lettre de relance, doit arriver 2 à 5 jours après la date d’échéance de la facture. Si vous n’avez pas de contact régulier avec votre client au téléphone, il est préférable que cette première relance soit envoyée avant un éventuel appel téléphonique.

En effet lorsque vous lancez une procédure de recouvrement, il convient, dans un premier temps de conserver les modes de communication habituels avec votre client. Cette première relance restera aussi factuelle et précise que possible. Elle pourra prendre la forme suivante :

Madame, Monsieur,

Sauf erreur de notre part, le règlement de la facture n° X d’un montant de X € datée du JJ/MM/AA arrivée à échéance le JJ/MM/AA ne nous est pas parvenu.

Nous vous saurions gré de bien vouloir effectuer son règlement dans les meilleurs délais. A toute fin utile, nous vous prions de trouver ci-joint cette facture.

Dans le cas où votre règlement nous parviendrait avant la réception de ce courrier, nous vous prions de ne pas tenir compte de ce dernier.

Veuillez accepter, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations les plus distinguées.

Relance facture impayée n°2

Cette seconde lettre de relance pour facture impayée a pour objectif de rappeler qu’une première lettre de relance a été envoyée mais que le règlement n’a toujours pas été effectué. Il est d’usage de l’envoyer environ 14 jours après la date d’échéance.

Dans l’éventualité d’une procédure judiciaire, elle a vocation démontrer que vous avez tenté de trouver une solution amiable avant de faire appel à la justice. Cette relance a pour objectif de conserver une bonne relation commerciale avec votre débiteur. En effet, cette deuxième relance n’est pas obligatoire, mais elle évite de trop rapidement menacer votre débiteur de poursuite judiciaire.

Cette deuxième lettre de relance pour facture impayée peut prendre la forme suivante :

Madame, Monsieur

Après relance de notre part, le règlement de la facture n° X d’un montant de X € datée du JJ/MM/AA arrivée à échéance le JJ/MM/AA ne nous est pas parvenu.

Nous vous prions de bien vouloir effectuer son règlement dans les meilleurs délais. Pour rappel, nous vous prions de trouver ci-joint la facture impayée.

En vous remerciant de faire le nécessaire dans les délais les plus brefs, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

Relance facture impayée n°3

Il s’agit de la dernière lettre de relance avant envoi d’une mise en demeure de payer. L’objet de cette lettre est donc de rappeler les 2 relances précédentes et d’indiquer qu’il s’agit de la dernière relance avant mise en demeure payer.

Nous recommandons de l’envoyer autour du 30ème jour après échéance de la facture. Dans ce courrier, il ne s’agit plus de demander un règlement dans les plus brefs délais mais un paiement immédiat.

Cette 3ème relance peut être formulée ainsi :

Madame, Monsieur,

Par courriers du jj/mm/aaaa et du jj/mm/aaaa, nous vous avons demandé de procéder au règlement de la facture n°XXX d’un montant de XXX€

Sauf erreur de notre part, nous sommes au regret de constater que ce règlement ne nous est par parvenu. Nous vous prions donc par la présente de bien vouloir procéder immédiatement à son règlement.

Pour rappel, et ce conformément aux Conditions Générales de Vente, le montant des factures pourra être majoré d’une indemnité forfaitaire et des pénalités de retard. (à adapter en fonction de vos CGV).

D’autre part pour votre parfaite information, cette relance sera le dernier rappel avant mise en demeure de payer.

En vous remerciant de faire le nécessaire, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

En résumé

L’objectif de cette série de relances est d’éviter la procédure judiciaire plus longue et plus couteuse qu’une procédure amiable. A noter que ces relances sont tout de même nécessaires pour lancer une procédure judiciaire, car vous devrez prouver avoir essayé de résoudre le litige à l’amiable.

D’autre part, si cela est possible, ces relances permettent de préserver votre relation commerciale. Elles mettent à l’épreuve la réelle intention de votre débiteur de ne pas payer ses factures.

A noter que cette série de relance est un exemple et qu’il faudra adapter en fonction de vos clients.

Pour exemple, si vous pensez que votre client n’a réellement pas l’intention de payer, vous pouvez écourter cette procédure à 2 relances, afin de rapidement envoyer une mise en demeure de payer qui vous permettra de lancer une procédure judiciaire