D’un point de vue comptable, le poste client représente l’ensemble des factures émises par une entreprise envers ses clients.

De ce fait, la gestion du poste client a pour objectif de réduire les retards de paiement et les impayés à chaque étape de la facturation. En effet, l’encaissement des factures impacte directement la trésorerie et son besoin en fonds de roulement. Cependant différents leviers permettent d’améliorer la gestion du poste client.

Optimisation de l’encaissement 

Dans la gestion de votre poste client, la rapidité avec laquelle vous facturez votre client influera sur la vitesse à laquelle il vous paiera sa facture.

C’est pourquoi, l’automatisation des factures et des premières relances peut être envisagée. En effet, le traitement manuel des factures peut être à l’origine de nombreux dysfonctionnement.

De même, l’accès à divers modes de paiement ou la mise en place d’un portail en ligne, peuvent être des facteurs qui permettront de faciliter les paiements et d’accélérer l’encaissement.

Analyse du risque client

Pour éviter les incidents de paiement et améliorer la gestion du poste client, le risque client peut être évalué en effectuant du renseignement commercial sur un client.

Pour cela, des données financières seront collectées et analysées afin d’évaluer la solidité d’une entreprise. 

A l’issue de l’analyse, une notation pourra être établie permettant de classer les clients en fonction du risque. Il sera alors possible de mettre en place des procédures adaptées à chaque profil.

Pour exemple, sur un client à risque, les délais accordés pour les paiements pourraient être réduits par rapport à un client plus sûr.

Rédaction des documents contractuels

Qu’il s’agisse des Conditions générales de ventes, d’un devis ou d’une facture, ces documents doivent permettre de faciliter la gestion du poste client. En effet, votre client doit comprendre clairement les conditions dans lesquelles doivent être réglées les factures.

De même, ces documents doivent mentionner les pénalités encourues en cas de retard ou défaut de paiement. Notamment, l’indemnité forfaitaire de recouvrement ainsi que les intérêts de retard.

D’autre part, ces documents doivent répondre à un certain formalisme afin de pouvoir y faire référence lors d’une procédure de recouvrement amiable ou judicaire. Notamment pour statuer du bien-fondé de votre créance.

Optimisation du parcours clients

Sur l’ensemble du parcours client, chaque point de contact peut potentiellement générer un litige entre votre société et le client.

Il va de soi que la proposition commerciale doit définir clairement la prestation. Cependant, cette définition peut être assez complexe à formuler pour ne pas être sujet à interprétation.

D’autre part, il est essentiel que le discours entre les différents interlocuteurs du client soit harmonisé, notamment entre les équipes commerciales et les équipes opérationnelles.

 En effet, une promesse, même orale, non tenue pourrait entrainer une insatisfaction du client et des risques d’impayés.

Céder des créances dans la gestion du poste client

L’affacturage permet de céder ses créances à une société, le factor, qui va vous verser le montant de la facture moins les frais liés au service de factoring et un montant de garantie.

Cependant tous les services d’affacturage ne sont pas identiques. Pour exemple, dans certains cas vous pouvez garder la responsabilité du règlement et vous devrez alors rembourser le factor en cas d’impayé.

Dans d’autres cas, en fonction du contrat, le factor prend en charge le risque client.  En cas d’impayés, vous n’aurez donc pas à rembourser les fonds versés par le factor.

En général, les banques professionnelles proposent des solutions d’affacturage,  mais il est également possible de faire appel à des sociétés spécialisées .

A noter que la majorité des Factors interviennent seulement lorsque le risque client est faible. Ils ne dispensent donc pas de prévenir les risques et d’optimiser l’ensemble du parcours client.