Par définition le Poste client est constitué de l’ensemble des factures émises par l’entreprise. La gestion du poste client consiste donc à obtenir le paiement de celles-ci dans les délais les plus courts.

En effet, les délais de paiement et les impayés peuvent impacter fortement le développement des entreprises.
On pourrait alors penser que la gestion du poste client consiste uniquement à contrôler le paiement des factures émises. 

Ors si l’enjeux est effectivement de réduire les délais de paiement et le nombre d’impayés, la source de ces défauts de paiement dépend en général de l’ensemble de la relation client.

Gestion du poste client et relation commerciale

La gestion du poste client débute dès le premier contact avec un client. Pour exemple, un client est touché par une publicité. Mais le produit qui lui est livré ne lui semble pas conforme à l’annonce. Le client pourrait se sentir lésé. Ce qui pourrait engendrer des difficultés pour encaisser les paiements.

De même, lors de la vente, le commercial doit préparer le client à l’expérience qu’il va vivre une fois la vente effectuée. Cela, afin d’éviter d’éventuelle frustration ou insatisfaction qui peuvent entrainer des difficultés de paiement.

Ainsi, tout au long du parcours client, la qualité de la relation commerciale impacte directement la capacité à encaisser les factures. C’est pourquoi, lorsque nous auditons la gestion de votre poste client, nous analysons l’ensemble de
 l’expérience client.

Evaluer les risques client par le renseignement commercial

Autre point qui peut être vérifié avant de formaliser une prestation avec un client : le risque client. En effet, évaluer ce risque permet d’adapter les conditions de vos prestations en fonction du risque financier qu’il peut représenter.

Pour cela, nous collectons des données structurelles et financières des entreprises pour les analyser et mesurer les risques.

Ainsi, vous connaitrez la santé financière d’une entreprise et recueillerez  des informations sur les  dirigeants et groupes qui les régissent.

Gestion administrative du poste client

Sur le plan administratif, la gestion du poste client consiste à suivre les différentes étapes du parcours client et à délivrer les documents formalisant cette relation.

Parmi ces étapes : l’établissement des devis, le suivi de l’état d’avancement des commandes et le rapprochement des encaissements avec les factures de vente.

Une fois la prestation effectuée, l’enjeu de la gestion du poste client est alors d’obtenir un paiement dans les délais les plus brefs. Le process de facturation devra donc permettre de fournir une facture dès la prestation réalisée.

En cas de défaut de paiement, il est alors essentiel que le process de rapprochement entre les factures émises et les encaissements permette de notifier rapidement le client de son défaut de paiement.

L’organisation interne de ce process aura alors un impact direct sur la capacité d’une entreprise à recouvrer l’ensemble de ses factures et sur les délais de paiement.

Le recouvrement des impayés

Le recouvrement est l’étape ultime de la gestion du poste client. Cette phase a pour vocation de recouvrer les créances en souffrances en lançant une procédure de recouvrement.

Pour commencer, cette procédure sera amiable. L’objectif sera alors de notifier l’impayé au débiteur et d’identifier les points d’achoppement pour débloquer la situation.  Si cela ne suffit pas, il conviendra alors d’effectuer des relances appuyées.

Cependant le recouvrement de créance, demande des compétences juridiques et une certaine expérience. En effet, tout comme la relation commerciale, des années d’expériences peuvent permettre d’identifier la typologie des débiteurs pour mettre en place des stratégies adaptées.

De plus le recouvrement peut être assez chronophage voire usant psychologiquement pour les petites structures. C’est pourquoi, il peut être opportun si vous n’avez pas de service de recouvrement interne de faire appel à une société de recouvrement comme la nôtre.