Le montant d’une facture impayée n’est que la partie visible d’un impayé. En effet, les impayés peuvent avoir des conséquences sur l’entreprise bien au delà des factures en souffrance. Ils peuvent impacter fortement la santé financière d’une entreprise voire engendrer des situations de cessation de paiement.
En effet, 25% des défaillances d’entreprises sont dues aux conséquences des impayés. C’est même la première cause de faillite des entreprises françaises.
A noter également, que pour de petites structures, les impayés peuvent avoir un réel impact psychologique qui peuvent nuire à la sérénité du dirigeant et de ses collaborateurs et par conséquent à leurs performances.
Le coût réel d’un impayé
Un impayé se traduit par une perte financière qui devra être compensée pour ne pas nuire à la trésorerie ou au développement de la société. Cependant, pour cela, il faudra générer un chiffre d’affaires bien supérieur à l’impayé.
Pour exemple, dans le cas d’un impayé de 10 000 €, si le créancier a une marge de 10 %, il lui faudra générer 100 000 € de chiffre d’affaires supplémentaires pour compenser l’impayé.
Un chiffre d’affaire supplémentaire qui devra être bien souvent être réalisé en plus des objectifs initiaux avec des moyens de production et de prospection constants.
Les conséquences d’un impayé sur la trésorerie
De fait, à court terme, les impayés vont réduire le fonds de roulement de l’entreprise. Le créancier peut alors être amené à utiliser un découvert, des facilités de caisse ou autres crédits courts termes. Ceux-ci devront être remboursés avec des intérêts supplémentaires.
Ce manque de trésorerie peut ainsi désorganiser les projets d’une entreprise : repousser des embauches, annuler des investissements, travailler avec des stocks en flux tendu, réduire les frais d’entretien, etc.
De plus, les impayés peuvent altérer votre compte de résultats ce qui alertera d’éventuel financiers ou repreneur sur la rentabilité de l’entreprise.
S’ajoute à ces coûts le temps passé pour gérer le recouvrement des impayés : les appels téléphoniques, les lettres de relance, ainsi que les frais d’éventuelles procédures judiciaires qu’il vous faudra avancer.
Face aux coûts que représentent les impayés, prévenir les risques d’impayés et procéder à un recouvrement efficace est un enjeu central dans le développement d’une entreprise.
Comment prévenir les risques d'impayés
Le renseignement commercial
La prévention des risques d’impayés passe tout d’abord par une analyse du profil de vos prospects. Cette phase vous permettra d’évaluer le risque financier que comporte vos clients. Il s’agira alors d’adapter votre relation commerciale ou lorsque le risque s’avère trop élevé d’éviter certaines collaborations.
De nos jours, il existe de nombreux moyens pour se renseigner sur la santé financière de ses clients. En effet, de nombreuses informations figurent au registre du commerce et des sociétés, notamment sur les comptes annuels des entreprises.
Par ailleurs, d’autres registres sont accessibles comme le registre du privilège et nantissement. Ils peuvent indiquer certaines dettes sociales ou fiscales de l’entreprise cliente.
De même, le bureau des hypothèques communique des informations sur le statut du patrimoine de l’entreprise. Egalement, l’établissement bancaire peut transmettre des indications sur la solvabilité du client, et même, de l’existence de traites impayées.
Rédaction des documents commerciaux
Afin d’éviter tout litige pouvant donner lieu à des impayés, il est essentiel que chaque document commercial soit rédigé aussi précisément que possible. La relation commerciale pouvant ainsi s’établir dans un cadre formel.
D’autre part, ces documents feront foi si l’affaire est portée devant les tribunaux. C’est pourquoi, il est essentiel que ceux-ci répondent à certaines obligations légales voire qu’ils soient rédigés par des professionnels du
droit.
- Le devis et le bon de commande : Le devis est une offre de service qui deviendra contrat à sa signature. La description de la prestation devra ne laisser aucune place à l’interprétation. De plus, vos devis devront intégrer ou faire référence à vos conditions générales de ventes. Si votre client édite un bon de commande suite à l’envoi de votre devis, veillez bien à ce que celui-ci fasse référence au devis.
- Les conditions générales de vente : Les conditions générales de ventes encadrent votre relation commerciale avec votre client. Elles définissent les obligations de chaque parti, notamment en terme de livraison et de paiement. De plus, elles vous permettront de définir les conditions des réclamations et des recours en justice.
- La facture : La facture lance la procédure de paiement de votre prestation. Elle doit indiquer clairement le de devis ou bon de commande auquel elle fait référence. Son envoi doit être immédiat après la prestation afin de réduire les délais de paiement. Les délais de règlement doivent être clairement mentionnés.
Que faire face à un impayé ?
Comprendre les raisons de l’impayé
Dès l’apparition d’un impayé, il est indispensable d’appeler votre client et de voir avec lui les raisons de ce non-paiement. Les causes peuvent être multiples et plus ou moins importantes.
Dans le meilleur des cas, il s’agit d’un oubli du client et celui-ci procédera rapidement au règlement. En revanche, si l’impayé est dû à des difficultés financières, un échéancier de règlement peut être mis en place.
Toutefois, une livraison non-conforme peut être la cause, et dans ce cas, le problème peut être résolu plus ou moins rapidement par l’entreprise créancière.
Dans les autres cas, il peut s’avérer nécessaire d’entamer des procédures de recouvrement. Afin de préserver de bonnes relations commerciales avec le débiteur, une procédure amiable doit alors être mise en place. Aussi, il est judicieux de laisser faire les relances, puis les procédures de recouvrement par l’intermédiaire d’une société de recouvrement.
La procédure amiable
La procédure de recouvrement à l’amiable consiste à entrer en négociation ainsi qu’à envoyer des lettres de relance, des lettres de mise en demeure. Ces documents doivent être fondés juridiquement et comporter certaines mentions obligatoires, notamment le fondement, le montant de la créance et le délai de paiement. Si cette procédure n’aboutit pas au règlement de la créance, le créancier peut demander à recourir à une procédure de recouvrement judiciaire.
La procédure judiciaire
La procédure judiciaire nécessite la mise en œuvre obligatoire des mesures amiables préalables. La lettre de mise en demeure est alors indispensable. Lors d’une absence de règlement durant le délai accordé dans la mise en demeure, le créancier ou la société de recouvrement peut saisir le tribunal compétent afin d’obtenir un titre exécutoire, c’est-à-dire une décision que justice qui, si votre débiteur ne se soumet pas à la décision du tribunal, vous donnera la possibilité de procéder à une exécution forcée par un huissier.
Notre cabinet de recouvrement intervient sur l’ensemble des services liés à la prévention des risques et au recouvrement des impayés. Nous restons à votre entière disposition pour intervenir sur la gestion de vos impayés en France comme à l’étranger.