La balance âgée est un document comptable qui a pour finalité d’optimiser la gestion de votre poste client.
Ce tableau de bord permet une visualisation claire des paiements clients ainsi que ceux de vos fournisseurs. Par conséquent, vous pouvez visualiser rapidement ce que vous devez et ce que l’on vous doit.
Ce document comptable n’est pas un document obligatoire, mais il est nécessaire pour pouvoir effectuer les paiements de vos fournisseurs et les relances de vos débiteurs au bon moment.
Définition de la balance âgée
Pour établir une balance âgée, un certain nombre d’opérations comptables doivent être réalisées en amont.
Par exemple, il faut avoir effectué au fur et à mesure :
- La saisie comptable des factures d’achats, de ventes, le rapprochement des relevés bancaires;
- La révision des comptes et avoir lettré les comptes clients et fournisseurs ;
- Avoir saisi la date d’échéance de chaque facture client ou fournisseur comptabilisée ;
- Vérifier avant l’utilisation de la balance âgée que celle-ci est bien à jour : il serait vraiment inopportun de relancer un client pour une facture récemment réglée.
La balance âgée est un outil comptable axé sur les échéances des paiements clients et fournisseurs. Elle permet d’avoir une vue précise des dates de règlements à recevoir et des dates de règlements à réaliser.
La balance âgée recoupe ces données et ventile les sommes dans les colonnes d’échéances correspondantes.
Ainsi, la balance âgée facilite la visualisation des sommes à percevoir, celles à régler en fonction de leurs échéances. Elle procure un visuel clair sur l’état des paiements, réalisés ou à venir, sur leurs échéances échues à 15 jours, 30 jours, 60 jours, plus de 60 jours ou sur les échéances à venir à 15 jours, 30 jours, 60 jours ou à plus de 60 jours.
Elle se décline en deux types de balances âgées, celle des clients (suivi des créances) et celle des fournisseurs (suivi des dettes). Elle se présente sous forme d’un tableau de bord.
Clients | Montant total des créances | Créances à échoir | Créances échues | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
– 30 Jours | – 60 jours | + 60jours | – 30 Jours | – 60 jours | + 60 jours | ||
Le rôle de la balance âgée
La balance âgée permet une meilleure hiérarchisation des dettes fournisseurs et des créances clients en général par ordre décroissant de délai de paiement.
Ce n’est pas un document comptable obligatoire, mais un outil permettant de mieux gérer sa trésorerie et de piloter ses créances avec prudence et efficacité. Elle est idéale pour établir les priorités de relance, afin de minimiser les retards de paiement.
L’objectif de la balance âgée est de rapprocher les règlements reçus avec les comptes clients et fournisseurs en les lettrant et en les imputant. Ainsi, les erreurs de saisie sont facilement repérables et les retards de paiement sont aisément identifiables, côté clients comme côté fournisseurs. C’est un dispositif indispensable pour le comptable, le DAF, ou le crédit manager.
Par ailleurs, cette balance est d’une aide précieuse pour les chargés de recouvrement en leur fournissant une vision d’ensemble des retards de paiements et une identification des mauvais payeurs. Elle permet au service de recouvrement d’élaborer une stratégie en fonction de chaque client.
Concernant les créances non échues, la balance âgée offre l’opportunité d’anticiper les litiges en envoyant des lettres en prévenant des échéance à venir.
En revanche, pour les factures échues, il faudra alors procéder à du recouvrement de créances. Si la procédure à l’amiable est un échec, il sera nécessaire de lancer le processus de recouvrement par la voie judiciaire. Cette action peut être envisagée avec l’aide d’un cabinet de recouvrement.
En résumé, la balance âgée est indispensable dans la bonne gestion comptable. Elle est d’une grande efficacité pour :
- Suivre au plus près sa trésorerie et surveiller les soldes de chaque poste ;
- S’occuper au mieux de la relance clients et de la gestion des impayés en identifiant quand il devient urgent de faire appel à un cabinet de recouvrement ;
- Avoir un suivi ponctuel, régulier et efficace des encours de vos clients ;
- Souligner la politique de paiement de l’entreprise et en cas de problèmes de paiement récurrents, voir avec le service commercial pour insister sur les conditions de règlement ;
- Gérer les règlements des factures fournisseurs.
À quel moment utiliser la balance âgée ?
Comme vu précédemment, la balance âgée n’est pas un document obligatoire, mais un outil de gestion des créances et de leurs échéances. Elle devient quasiment indispensable lorsque le nombre d’écritures est important.
Lors de la croissance d’une entreprise, le volume des dettes fournisseurs et des créances clients peut augmenter considérablement. Il n’existe pas de règle quant à son utilisation.
Elle peut servir à la semaine, au mois, au trimestre, mais il est évident que plus l’utilisation est régulière, plus son efficacité se démontre. Ainsi, en suivant la balance âgée à court terme, les risques clients sont vite identifiés.
Parallèlement, le comparatif entre les soldes de chacune des balances âgées indiquera des pistes qui permettront d’anticiper la future évolution de la trésorerie et notamment, la prévision des besoins en fonds de roulement (BFR).
Le BFR est la trésorerie indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise. C’est une opération qui calcule l’argent dehors (les factures fournisseurs) et celui dû par les clients. Le BFR est donc la somme dont l’entreprise a besoin pour couvrir le délai entre l’encaissement des factures clients et le paiement des factures fournisseurs.
Il est tout à fait envisageable de faire de la balance âgée un levier de pilotage stratégique. Celle-ci indique les soldes dus et surtout leur ancienneté à la date précise de son édition. Il suffit simplement de classer les créances par ordre décroissant d’échéance.
Les factures les plus anciennes apparaissent clairement et sont à traiter en priorité. Ainsi, un tableau de bord est constitué comprenant les indicateurs clé de performance (KPI), à savoir :
- le pourcentage des clients qui règlent leur facture entre 30 et 60 jours ;
- le délai moyen de paiement avant et après relance ;
- le pourcentage des factures à risque d’impayé ;
- la recouvrabilité des facture échues ;
- le calcul des procédures de recouvrement ;
- etc.
Ce qu’il faut retenir
L’analyse des soldes des balances âgées clients et fournisseurs fournit des informations qualitatives et quantitatives sur les prévisions de l’évolution de la trésorerie d’une société.
Ces deux supports complémentaires vont permettre une bonne gestion des comptes de l’entreprise avec une vision globale à l’instant T des retards d’encaissements et de paiements.