La balance âgée est un document utilisé en compatibilité qui a pour finalité d’optimiser la gestion de votre poste. client.
Il vous permet d’identifier rapidement, l’âge des créances des fournisseurs et des clients. En effet, il essentiel de lancer les procédures de recouvrement avant que la créance ne soit trop âgée. Plus son âge est grand plus les chances de recouvrer la créance se réduit.
D’autre part, elle permet de mettre en avant les clients ayant les retard de paiement les plus longs et par conséquent de mettre en place des actions spécifique à destination de ces clients.
Définition de la balance âgée
Pour établir une balance âgée, un certain nombre d’opérations comptables doivent être réalisées en amont.
Par exemple, il faut avoir effectué au fur et à mesure :
- La saisie comptable des factures d’achats, de ventes, le rapprochement des relevés bancaires;
- La révision des comptes et avoir lettré les comptes clients et fournisseurs ;
- Avoir saisi la date d’échéance de chaque facture client ou fournisseur comptabilisée ;
- Vérifier avant l’utilisation de la balance âgée que celle-ci est bien à jour : il serait vraiment inopportun de relancer un client pour une facture récemment réglée.
La balance âgée est un outil comptable axé sur les échéances des paiements clients et fournisseurs. Elle permet d’avoir une vue précise des dates de règlements à recevoir et des dates de règlements à réaliser.
La balance âgée recoupe ces données et ventile les sommes dans les colonnes d’échéances correspondantes.
Ainsi, la balance âgée facilite la visualisation des sommes à percevoir, celles à régler en fonction de leurs échéances.
Elle procure un visuel clair sur l’état des paiements, réalisés ou à venir, sur leurs échéances échues à 15 jours, 30 jours, 60 jours, plus de 60 jours ou sur les échéances à venir à 15 jours, 30 jours, 60 jours ou à plus de 60 jours.
Elle se décline en deux types de balances âgées, celle des clients (suivi des créances) et celle des fournisseurs (suivi des dettes). Elle se présente sous forme d’un tableau de bord.
Clients | Montant total des créances | Créances à échoir | Créances échues | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
– 30 Jours | – 60 jours | + 60jours | – 30 Jours | – 60 jours | + 60 jours | ||
La colonne “Montant échu” représente le montant dû depuis le jour de l’échéance jusqu’à la date actuelle, tandis que la colonne “Montant à échoir” représente le montant dû à partir de la date actuelle jusqu’à la prochaine échéance
Le rôle de la balance âgée
La balance âgée permet une meilleure hiérarchisation des dettes fournisseurs et des créances clients en général par ordre décroissant de délai de paiement.
Ce n’est pas un document comptable obligatoire, mais un outil permettant de mieux gérer sa trésorerie et de piloter ses créances avec prudence et efficacité. Elle est idéale pour établir les priorités de relance, afin de minimiser les retards de paiement.
Par ailleurs, cette balance est d’une aide précieuse pour les chargés de recouvrement en leur fournissant une vision d’ensemble des retards de paiements et une identification des mauvais payeurs. Elle permet au service de recouvrement d’élaborer une stratégie en fonction de chaque client.
Concernant les créances non échues, la balance âgée offre l’opportunité d’anticiper les litiges en envoyant des lettres en prévenant des échéance à venir.
En revanche, pour les factures échues, il faudra alors procéder à du recouvrement de créances. Si la procédure à l’amiable est un échec, il sera nécessaire de lancer le processus de recouvrement par la voie judiciaire. Cette action peut être envisagée avec l’aide d’un cabinet de recouvrement.
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À quel moment utiliser la balance âgée ?
Comme vu précédemment, la balance âgée n’est pas un document obligatoire, mais un outil de gestion des créances et de leurs échéances. Elle devient quasiment indispensable lorsque le nombre d’écritures est important.
Lors de la croissance d’une entreprise, le volume des dettes fournisseurs et des créances clients peut augmenter considérablement. Il n’existe pas de règle quant à son utilisation.
Elle peut servir à la semaine, au mois, au trimestre, mais il est évident que plus l’utilisation est régulière, plus son efficacité se démontre. Ainsi, en suivant la balance âgée à court terme, les risques clients sont vite identifiés.
Parallèlement, le comparatif entre les soldes de chacune des balances âgées indiquera des pistes qui permettront d’anticiper la future évolution de la trésorerie et notamment, la prévision des besoins en fonds de roulement (BFR).
Le BFR est la trésorerie indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise. C’est une opération qui calcule l’argent dehors (les factures fournisseurs) et celui dû par les clients. Le BFR est donc la somme dont l’entreprise a besoin pour couvrir le délai entre l’encaissement des factures clients et le paiement des factures fournisseurs.
Il est tout à fait envisageable de faire de la balance âgée un levier de pilotage stratégique. Celle-ci indique les soldes dus et surtout leur ancienneté à la date précise de son édition. Il suffit simplement de classer les créances par ordre décroissant d’échéance.
Les factures les plus anciennes apparaissent clairement et sont à traiter en priorité. Ainsi, un tableau de bord est constitué comprenant les indicateurs clé de performance (KPI), à savoir :
- le pourcentage des clients qui règlent leur facture entre 30 et 60 jours ;
- le délai moyen de paiement avant et après relance ;
- le pourcentage des factures à risque d’impayé ;
- la recouvrabilité des facture échues ;
- le calcul des procédures de recouvrement ;
- etc.