Balance âgée, un tableau de bord pour le suivi de vos créances

 

Qu’est ce que la balance âgée ? 

 

La balance âgée,  est le document utilisé en compatibilité pour optimiser la gestion de votre poste client. Elle permet d’identifier rapidement les créances qui doivent être réglées à votre société.

En effet, les créances  sont classées en fonction du délais écoulé depuis leur exigibilité, c’est à dire la date de la facture ou le terme d’un délai de paiement si celui-ci à été accordé au débiteur.  

Ainsi, la balance âgée est essentielle pour suivre l’âge de vos créances. Un aspect crucial pour le recouvrement de créances où il est primordial de lancer des actions de recouvrement avant que les créances ne deviennent trop vieilles, car plus une créance est ancienne, plus il est difficile de la recouvrer
.

 

D’autre part, elle permet d’identifier les typologies de clients ayant les retards de paiement les plus longs et par conséquent de mettre en place des actions spécifiques à destination de ces clients.

 

Comment créer une balance agée ?

Avant de créer une balance âgée , il est opportun de s’assurer que  les opérations suivantes soient effectuées régulièrement :

  1. Saisie Comptable: Inclure les factures d’achats et de ventes, et effectuer le rapprochement des relevés bancaires.

  2. Révision des Comptes : Il est important de lettrer les comptes clients et fournisseurs, c’est-à-dire de faire correspondre les paiements reçus aux factures émises .
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  4. Saisie des Dates d’Échéance : Chaque facture client ou fournisseur comptabilisée doit avoir une date d’échéance enregistrée.

Une fois ces données parfaitement collectées,  vous pourrez classer vos  créances en fonction de l’âge de la créance et de son montant. Pour facilité la visibilité, les créances sont en général classées par tranche de 30 jours de retard – de 30 jours, de 30 à 60 jours et + 60 jours.  


 

A noter que la balance âgée se décline de deux manières , la balance âgée clients (suivi des créances) et la balance âgée fournisseurs(suivi des dettes). Elle se présente sous forme d’un tableau de bord

 

 

 

La colonne “Créances échues” représente le montant dû depuis le jour de l’échéance jusqu’à la date actuelle, tandis que la colonne “Créances à échoir” représente le montant dû à partir de la date actuelle jusqu’à la prochaine échéance

Le rôle de la balance âgée

La balance âgée permet une meilleure hiérarchisation des dettes fournisseurs et des créances clients en général par ordre décroissant de délai de paiement.

 

Ce n’est pas un document comptable obligatoire, mais un outil permettant de mieux gérer sa trésorerie et de piloter ses créances avec prudence et efficacité. Elle est idéale pour établir les priorités de relance, afin de minimiser les retards de paiement.

 

 

Par ailleurs, cette balance est d’une aide précieuse pour les chargés de recouvrement en leur fournissant une vision d’ensemble des retards de paiements et une identification des mauvais payeurs. Elle permet au service de recouvrement d’élaborer une stratégie en fonction de chaque client.

 

 

Concernant les créances non échues, la balance âgée offre l’opportunité d’anticiper les litiges en envoyant des lettres en prévenant des échéance à venir.

En revanche, pour les factures échues, il faudra alors procéder à du recouvrement de créances. Si la procédure à l’amiable est un échec, il sera nécessaire de lancer le processus de recouvrement par la voie judiciaire. Cette action peut être envisagée avec l’aide d’un cabinet de recouvrement.


Comment utiliser une balance âgée ?

 

 

L’utilisation efficace de la balance âgée nécessite plus que la simple connaissance de sa structure et de ses fonctions. Voici comment faire pour tirer le meilleur parti de cet outil :

  1. Analyse Régulière et Approfondie : Examinez votre balance âgée fréquemment, idéalement de manière hebdomadaire ou mensuelle. Cela permet de détecter rapidement les retards de paiement et d’agir en conséquence.

  2. Segmentation des Clients : Catégorisez vos clients en fonction de leur historique de paiement. Cela aide à identifier les clients à haut risque et à ajuster les termes de paiement ou les stratégies de recouvrement pour ces comptes spécifiques.

  3. Suivi des Tendances : Analysez les tendances dans les comportements de paiement de vos clients au fil du temps. Cela peut révéler des modèles saisonniers ou des changements dans les habitudes de paiement qui peuvent influencer votre gestion du crédit.

  4. Communication Proactive : Entamez des communications avec les clients bien avant que les factures n’atteignent leur date d’échéance. Une approche proactive peut aider à éviter les retards de paiement.

  5. Politiques de Crédit Claires : Assurez-vous que vos politiques de crédit sont bien communiquées et comprises par vos clients. Des termes et conditions clairs peuvent réduire les malentendus et les retards de paiement.

  6. Utilisation de Rappels et de Relances : Mettez en place un système de rappels automatiques pour les paiements en retard. Des relances régulières peuvent augmenter les chances de récupération des créances.

  7. Intégration avec d’Autres Systèmes : Si possible, intégrez votre balance âgée avec d’autres systèmes financiers ou logiciels de comptabilité pour une meilleure précision et efficacité.

  8. Formation et Sensibilisation de l’Équipe : Assurez-vous que les membres de votre équipe comprennent l’importance de la balance âgée et savent comment l’utiliser efficacement. Cela inclut la formation sur les meilleures pratiques de recouvrement et la gestion des comptes clients.

  9. Révision et Mise à Jour Constantes : Gardez votre balance âgée à jour. Des données obsolètes ou incorrectes peuvent conduire à des décisions mal informées.

  10. Actions Spécifiques pour les Comptes à Problème : Pour les comptes qui présentent constamment des retards, envisagez des mesures spécifiques telles que des accords de paiement, des pénalités pour retard ou même la suspension temporaire de services jusqu’à régularisation

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À quel moment utiliser la balance âgée ?

 

Comme vu précédemment, la balance âgée n’est pas un document obligatoire, mais un outil de gestion des créances et de leurs échéances. Elle devient quasiment indispensable lorsque le nombre d’écritures est important.

 

 

Lors de la croissance d’une entreprise, le volume des dettes fournisseurs et des créances clients peut augmenter considérablement.  Il n’existe pas de règle quant à son utilisation.

 

 

Le comparatif entre les soldes de chacune des balances âgées indiquera des pistes qui permettront d’anticiper la future évolution de la trésorerie et notamment, la prévision des besoins en fonds de roulement (BFR)

 

Il est tout à fait envisageable de faire de la balance âgée un levier de pilotage stratégique. Celle-ci indique les soldes dus et surtout leur ancienneté à la date précise de son édition. Il suffit simplement de classer les créances par ordre décroissant d’échéance.

Les factures les plus anciennes apparaissent clairement et sont à traiter en priorité. Ainsi, un tableau de bord est constitué comprenant les indicateurs clé de performance (KPI), à savoir :

 

  • le pourcentage des clients qui règlent leur facture entre 30 et 60 jours ;
  • le délai moyen de paiement avant et après relance ;
  • le pourcentage des factures à risque d’impayé ;
  • la recouvrabilité des facture échues ;
  • le calcul des procédures de recouvrement ;
  • etc.

Pour mettre en oeuvre une procédure de recouvrement, contactez-nous.