Balance âgée, un tableau de bord pour le suivi de vos créances

 

Qu’est ce que la balance âgée ? 

 

La balance âgée,  est le document utilisé en compatibilité pour optimiser la gestion de votre poste client. Elle permet d’identifier rapidement les créances qui doivent être réglées à votre société.

En effet, les créances  sont classées en fonction du délais écoulé depuis leur exigibilité, c’est à dire la date de la facture ou le terme d’un délai de paiement si celui-ci à été accordé au débiteur.  

Ainsi, la balance âgée est essentielle pour suivre l’âge de vos créances. Un aspect crucial pour le recouvrement de créances où il est primordial de lancer des actions de recouvrement avant que les créances ne deviennent trop vieilles, car plus une créance est ancienne, plus il est difficile de la recouvrer
.

 

D’autre part, elle permet d’identifier les typologies de clients ayant les retards de paiement les plus longs et par conséquent de mettre en place des actions spécifiques à destination de ces clients.

 

Comment créer une balance agée ?

Avant de créer une balance âgée , il est opportun de s’assurer que  les opérations suivantes soient effectuées régulièrement :

  1. Saisie Comptable: Inclure les factures d’achats et de ventes, et effectuer le rapprochement des relevés bancaires.

  2. Révision des Comptes : Il est important de lettrer les comptes clients et fournisseurs, c’est-à-dire de faire correspondre les paiements reçus aux factures émises .
  3.  
  4. Saisie des Dates d’Échéance : Chaque facture client ou fournisseur comptabilisée doit avoir une date d’échéance enregistrée.

Une fois ces données parfaitement collectées,  vous pourrez classer vos  créances en fonction de l’âge de la créance et de son montant. Pour facilité la visibilité, les créances sont en général classées par tranche de 30 jours de retard – de 30 jours, de 30 à 60 jours et + 60 jours.  


 

A noter que la balance âgée se décline de deux manières , la balance âgée clients (suivi des créances) et la balance âgée fournisseurs(suivi des dettes). Elle se présente sous forme d’un tableau de bord

 

 

 

La colonne “Créances échues” représente le montant dû depuis le jour de l’échéance jusqu’à la date actuelle, tandis que la colonne “Créances à échoir” représente le montant dû à partir de la date actuelle jusqu’à la prochaine échéance

Le rôle de la balance âgée

La balance âgée permet une meilleure hiérarchisation des dettes fournisseurs et des créances clients en général par ordre décroissant de délai de paiement.

 

Ce n’est pas un document comptable obligatoire, mais un outil permettant de mieux gérer sa trésorerie et de piloter ses créances avec prudence et efficacité. Elle est idéale pour établir les priorités de relance, afin de minimiser les retards de paiement.

 

 

Par ailleurs, cette balance est d’une aide précieuse pour les chargés de recouvrement en leur fournissant une vision d’ensemble des retards de paiements et une identification des mauvais payeurs. Elle permet au service de recouvrement d’élaborer une stratégie en fonction de chaque client.

 

 

Concernant les créances non échues, la balance âgée offre l’opportunité d’anticiper les litiges en envoyant des lettres en prévenant des échéance à venir.

En revanche, pour les factures échues, il faudra alors procéder à du recouvrement de créances. Si la procédure à l’amiable est un échec, il sera nécessaire de lancer le processus de recouvrement par la voie judiciaire. Cette action peut être envisagée avec l’aide d’un cabinet de recouvrement.


Comment utiliser une balance âgée ?

 

 

L’utilisation efficace de la balance âgée nécessite plus que la simple connaissance de sa structure et de ses fonctions. Voici comment faire pour tirer le meilleur parti de cet outil :

  1. Analyse Régulière et Approfondie : Examinez votre balance âgée fréquemment, idéalement de manière hebdomadaire ou mensuelle. Cela permet de détecter rapidement les retards de paiement et d’agir en conséquence.

  2. Segmentation des Clients : Catégorisez vos clients en fonction de leur historique de paiement. Cela aide à identifier les clients à haut risque et à ajuster les termes de paiement ou les stratégies de recouvrement pour ces comptes spécifiques.

  3. Suivi des Tendances : Analysez les tendances dans les comportements de paiement de vos clients au fil du temps. Cela peut révéler des modèles saisonniers ou des changements dans les habitudes de paiement qui peuvent influencer votre gestion du crédit.

  4. Communication Proactive : Entamez des communications avec les clients bien avant que les factures n’atteignent leur date d’échéance. Une approche proactive peut aider à éviter les retards de paiement.

  5. Politiques de Crédit Claires : Assurez-vous que vos politiques de crédit sont bien communiquées et comprises par vos clients. Des termes et conditions clairs peuvent réduire les malentendus et les retards de paiement.

  6. Utilisation de Rappels et de Relances : Mettez en place un système de rappels automatiques pour les paiements en retard. Des relances régulières peuvent augmenter les chances de récupération des créances.

  7. Intégration avec d’Autres Systèmes : Si possible, intégrez votre balance âgée avec d’autres systèmes financiers ou logiciels de comptabilité pour une meilleure précision et efficacité.

  8. Formation et Sensibilisation de l’Équipe : Assurez-vous que les membres de votre équipe comprennent l’importance de la balance âgée et savent comment l’utiliser efficacement. Cela inclut la formation sur les meilleures pratiques de recouvrement et la gestion des comptes clients.

  9. Révision et Mise à Jour Constantes : Gardez votre balance âgée à jour. Des données obsolètes ou incorrectes peuvent conduire à des décisions mal informées.

  10. Actions Spécifiques pour les Comptes à Problème : Pour les comptes qui présentent constamment des retards, envisagez des mesures spécifiques telles que des accords de paiement, des pénalités pour retard ou même la suspension temporaire de services jusqu’à régularisation

  11.  

À quel moment utiliser la balance âgée ?

 

Comme vu précédemment, la balance âgée n’est pas un document obligatoire, mais un outil de gestion des créances et de leurs échéances. Elle devient quasiment indispensable lorsque le nombre d’écritures est important.

 

 

Lors de la croissance d’une entreprise, le volume des dettes fournisseurs et des créances clients peut augmenter considérablement.  Il n’existe pas de règle quant à son utilisation.

 

 

Le comparatif entre les soldes de chacune des balances âgées indiquera des pistes qui permettront d’anticiper la future évolution de la trésorerie et notamment, la prévision des besoins en fonds de roulement (BFR)

 

Il est tout à fait envisageable de faire de la balance âgée un levier de pilotage stratégique. Celle-ci indique les soldes dus et surtout leur ancienneté à la date précise de son édition. Il suffit simplement de classer les créances par ordre décroissant d’échéance.

Les factures les plus anciennes apparaissent clairement et sont à traiter en priorité. Ainsi, un tableau de bord est constitué comprenant les indicateurs clé de performance (KPI), à savoir :

 

  • le pourcentage des clients qui règlent leur facture entre 30 et 60 jours ;
  • le délai moyen de paiement avant et après relance ;
  • le pourcentage des factures à risque d’impayé ;
  • la recouvrabilité des facture échues ;
  • le calcul des procédures de recouvrement ;
  • etc.

Pour mettre en oeuvre une procédure de recouvrement, contactez-nous.

Hausse des retards de paiement de plus de 30 jours au premier semestre 2023

Selon une étude publiée par Altares sur les retards de paiements. Au premier semestre 2023, les gros retards de paiement, c’est à dire ceux supérieurs à 30 jours ont fortement augmenté. Parmi les mauvais élèves, les entreprises de plus de 1000 salariés.

Or, ce n’est plus à démontrer, les retards de paiement ont des conséquences sur la capacité des sociétés à se développer voire peuvent mettre en péril des entreprises.


Voici les principales mesures qui peuvent être mises en oeuvre pour réduire les délais de paiement des factures chez les créanciers.

 

Une politique de crédit claire

Lors d’une transaction, il est essentiel de s’assurer de la bonne compréhension des termes des contrats commerciaux, notamment ceux relatifs aux délais de paiement afin d’obtenir un consentement éclairé du client. Elle permet d’assurer une approche cohérente dans le processus de recouvrement de dettes pour maintenir la santé financière de l’entreprise et qui sera portée par l’ensemble des équipes.

Une politique de crédit claire dans le contexte du recouvrement fait référence aux actions à entreprendre en cas de non-paiement ou de retard de paiement. Une politique de crédit claire vise à minimiser les risques de créances impayées et à faciliter le recouvrement des créances.

Parmi les critères à mentionner dans une politique de crédit : les critères d’octroi des crédits, les conditions de paiement, les pénalités de retards ou encore les procédures de gestion des créances.


 

Évaluation rigoureuse du client 

Pour éviter les retards de paiement, il est essentiel que la santé financière de vos clients ne soit pas trop fragile. C’est pourquoi, sur des montants élevés, il est recommandé d’effectuer une opération de renseignement commercial afin de mesurer le risque client.

Ainsi il vous sera possible de maitriser les éventuels risques soit en évitant de collaborer avec ce client, soit en adaptant la collaboration et les modalités de paiement du client. 

 

Automatisation des processus de facturation 

Il est courant que les retards de paiement soient dus au processus interne de facturation. En effet, une mauvaise gestion du poste client peut  avoir pour effet d’envoyer les factures tardivement, notamment lorsque les volume de factures sont conséquents.
   

Ce retard peut alors être perçu par le client comme une faiblesse sur la capacité de l’entreprise à se faire payer dont le client pourrait vouloir profiter.


Cependant en adoptant l’automatisation des processus de facturation, il est possible d’agir sur ce levier pour réduire les retards de paiements.


Pénalités dissuasives 

Le taux des pénalités de retard peut être fixé librement. Il ne peut cependant être inférieur à 3x le taux d’intérêt légal.


C’est pourquoi, si le contexte le permet ( niveau de concurrence faible, volume important, marge faible etc.), il est recommandé d’appliquer des pénalités de retard élevés notamment dans les secteurs à risques.  


Réactivité dans la mise en place de procédure de recouvrement

Pour finir, il est essentiel de déclencher des procédures de recouvrement le plus rapidement possible. En effet plus les délais sont bref pour lancer une procédure de recouvrement plus les chances de succès sont élevées.

Pour agir rapidement et efficacement, nous vous recommandons de faire appel dans les plus bref délais à une société de recouvrement comme 2ARecouvrement.

En effet, faire appel à un professionnel du recouvrement, vous permettra procéder à un recouvrement amiable pour éviter tant que possible votre relation client ou vos chances de succès en cas de recouvrement judiciaire.

A noter que le recouvrement amiable reste à privilégier au recouvrement judiciaire pour réduire vos délais de paiement. 


pas que le délais de paiement est un délais maximal. Le client dispose donc de tous le temps nécessaire pour vous régler dans ce délais Rien ne peux donc justifier, paiement passé ce délais. 

Echéancier de paiement, quand et comment y avoir recours ?

L’échéancier de paiement est une solution à envisager lorsqu’un débiteur rencontre des problèmes de trésorerie et se trouve dans l’incapacité à court terme de régler ses échéances.

En effet, lorsqu’une entreprise se retrouve confrontée à des impayés, il est crucial d’adopter une approche stratégique pour recouvrer ses créances tout en maintenant de bonnes relations commerciales avec les clients.

Dans cet article, nous explorerons les étapes clés pour mettre en place un échéancier de paiement dans le cadre d’un recouvrement de créances, ainsi que les avantages et les bonnes pratiques à suivre.

 
Évaluation de la situation financière du débiteur

Avant de proposer un échéancier de paiement, il est essentiel de comprendre la situation financière du débiteur. Cela implique d’analyser ses antécédents de paiement, sa solvabilité et sa capacité à honorer ses engagements.

Cette évaluation permet de déterminer si un échéancier est une solution viable pour le recouvrement de la créance. Il est recommandé de demander des informations financières supplémentaires, telles que des relevés bancaires ou des bilans, afin de mieux évaluer la situation.


Définition des modalités de l’échéancier de paiement

Une fois la situation financière évaluée, il est temps de définir les modalités de l’échéancier de paiement. Cela inclut la durée de l’échéancier, le montant des paiements périodiques et les éventuels intérêts ou frais supplémentaires.

Il est important de trouver un équilibre entre la flexibilité pour le débiteur et la nécessité de récupérer les fonds rapidement. Il peut être utile d’établir un calendrier détaillé, indiquant les dates et les montants des paiements, ainsi que les conséquences en cas de non-respect des échéances.


Communication et négociation avec le débiteur 

Une communication claire et efficace avec le débiteur est essentielle lors de la proposition d’un échéancier de paiement. Il est recommandé d’organiser une réunion ou un appel téléphonique pour discuter des modalités proposées et répondre aux éventuelles questions ou préoccupations du débiteur.

La négociation peut être nécessaire pour parvenir à un accord mutuellement bénéfique. Il est important de rester ouvert au dialogue tout en maintenant la fermeté sur les conditions nécessaires au recouvrement de la créance.

 

Formalisation de l’échéancier de paiement 

Une fois que les modalités de l’échéancier de paiement ont été convenues, il est essentiel de formaliser l’accord par écrit. Un document écrit assure une compréhension mutuelle et évite les malentendus futurs. Le document doit inclure toutes les informations pertinentes, telles que les détails du débiteur,

Il est d’usage de le présenter ainsi  :

ECHEANCES

DATE

MONTANT

RESTANT  DÛ

Premier paiement

01/03/2022

700,00 €

9300,00 €

Deuxième paiement

01/04/2022

3100 €

6200 €

Troisième paiement

01/05/2022

3100 €

3100 €

Quatrième paiement (solde)

01/06/2022

3100 €

0


A noter que si l’échéance est liée à la fourniture d’un livrable, le client valide par son paiement la bonne exécution de la prestation.

 

Dans ce cas, Il faudra donc indiquer le livrable auquel est rattaché le paiement. Pensez à encadrer le temps de validation du livrable au-delà duquel les réserves ne sont plus recevables.


Cette validation au fil de la production permet ainsi d’en valider chaque étape. Ainsi, il limite le risque d’impayés alors que la prestation est totalement effectuée.

 

En effet, si votre client est défaillant lors d’un paiement, le principe de l’Exception d’inexécution en application de l’article 1219 du code civil est que chaque partie peu refuser d’exécuter son obligation si l’autre partie n’exécute pas la sienne.

Cependant, nous vous recommandons ne pas appliquer cette clause sans avoir pris conseil auprès d’’un cabinet de recouvrement.

 

Echéancier de paiement pour recouvrer une créance 

 

De nombreux impayés sont liés à des problèmes de trésorerie rencontrés par un client. Il peut, alors  être opportun d’accorder des facilités de paiement à votre client en lui accordant un règlement en plusieurs échéances.

Cette solution peut permettre d’éviter un contentieux avec votre client. Solution qui, si votre client rencontre de réellement problème de trésorerie, n’aura pas d’impact à court terme, voire pourrait aggraver sa situation.

Cependant, comme pour les délais de paiement, il est essentiel que les échéanciers ne soient accordés si vous pouvez en tirer un bénéfice.

C’est pourquoi, il nous semble pertinent d’accorder un échéancier dans les conditions suivantes :

 

  • Votre client est transparent sur les problèmes qu’il rencontre

  • La défaillance est due à une situation exceptionnelle

  • Votre client a une valeur vie élevée

  • La prestation délivrée au client permettra au client de régler ces problèmes de trésorerie

  • L’échéancier ne fragilise pas la santé financière de votre entreprise

 

Mise en œuvre de l’échéancier de paiement.


L’échéancier de paiement est la dernière chance que vous accorderez à votre créancier.

Mais comment définir la durée et le montant de vos échéances ?

 

Tout d’abord votre échéancier de paiement doit être le plus court possible. En effet, plus la durée est longue plus le risque de défaillance est élevé et moins vous aurez recouvré si une éventuelle défaillance survient.

En contrepartie de cette facilité de paiement, demandez le paiement à réception de la facture ou mettez en place un prélèvement automatique.

Prévoyez une clause prévoyant la caducité de l’accord transactionnel à défaut de paiement d’une seule échéance à la date convenue.

Pour encadrer cette facilité de paiement, mettez en place un protocole transactionnel reprenant les modalités de paiement avec une société de recouvrement.

En effet, les cabinets de recouvrement ont l’expérience et collaborent en général avec un réseau d’auxiliaires de justice (avocats et commissaires de Justice) qu’ils sauront mobiliser pour traiter votre dossier.

Qu’est-ce qu’un compte client débiteur ?

Le compte client débiteur représente en comptabilité les sommes dues par les clients d’une entreprise, qui a livré ses biens ou fournit ses prestations de services. A noter que ces comptes entrent dans les actifs de la société.

Cependant, ce sont des actifs qui ne sont pas disponibles, l’enjeu sera alors de procéder au recouvrement de ces créances pour rendre ces actifs disponibles.

A noter qu’à partir d’une certaine taille, , il n’est pas rare de voir des comptes débiteurs conséquents. Il s’agit bien souvent d’une négligence. Cependant trop d’encours limite nécessairement le développement de l’entreprise qui aurait pu investir ces fonds.

C’est pourquoi, outre l’aspect comptable du compte client débiteur, procéder au recouvrement des créances ne devrait ne  jamais être négligé, d’autant que si vous faite appel à une société de recouvrement comme 2ARecouvrement, vous ne payez que pour les créances recouvrées.

Le plus simple étant donc de mettre en place une procédure entre votre société et le cabinet de recouvrement pour qu’il gère de manière quasi transparente vos recouvrements.

Définition du compte client débiteur

Dans une entreprise, la comptabilité permet de consigner tous les mouvements financiers, notamment les achats et les ventes. Ainsi, il est possible de dresser le bilan de l’année des actifs et des passifs.

Les ventes représentent la fourniture de divers biens matériels ou l’accomplissement de certaines prestations. Les clients reçoivent les factures correspondantes. Les montants indiqués sont les rentrées d’argent de l’entreprise.

Le compte client débiteur comprend l’ensemble des factures non réglées. Il porte également le nom de créances clients. Aussi longtemps que la créance n’est pas réglée, elle reste dans le compte client débiteur.

 

 

 

Petit rappel : définition du compte client

Un compte client est le nom donné à un compte inscrit au registre comptable. Ce compte est
chargé de regrouper les créances impayées des fournitures vendues ou services rendus. Il
est débiteur tant que l’actif monétaire demeure impayé dans le délai accordé par l’entreprise
créancière. Cependant, le compte client peut être débiteur ou créditeur.

 

Le compte client créditeur

En règle générale, le compte client est débiteur, mais il peut également être créditeurdans
certains cas. En comptabilité, cela signifie que l’entreprise a perçu une somme à son crédit,
autrement dit le règlement d’une ou plusieurs factures à l’échéance de celle(s)-ci.

 


Quels délais de paiements ?

Nombreuses sont les factures émises par une entreprise avec des délais de paiement allant
de 30 à 60 jours, à compter de la date de livraison. Ainsi, l’entreprise vend à crédit et risque
un non-paiement de créance
à date d’échéance.

 

C’est pourquoi, Il est important d’indiquer à son client les frais imposés en cas de non-respect des délais de paiement.

Parallèlement, il est judicieux de laisser le soin au service comptabilité, de fixer pour le service commercial les délais de paiement et les escomptes possibles.

Pour cela, une évaluation des risques du compte client débiteur doit être effectuée. En effet, un client doit être étudié au niveau des ventes potentielles, mais aussi au niveau de sa solvabilité. Plus le risque est élevé, plus la durée de crédit sera courte. 

 

Que faire face au défaut de paiement ?


En définitif, la finalité de la gestion des comptes clients débiteurs est de stabiliser la trésorerie de 
l’entreprise avec un faible taux de défauts de paiements.

 

Toutefois, il arrive que l’entreprise possède quelques comptes débiteurs en raison de l’incapacité de certains clients à régler leurs créances. Il est alors recommandé à l’entreprise de faire appel à un cabinet de recouvrement de créances afin d’obtenir le paiement de la ou des factures tout en préservant la relation commerciale.

Il est à souligner que plus une entreprise possède de clients, plus le volume de transactions

augmentera et plus les comptes clients seront potentiellement débiteurs. Le recouvrement de créance et son suivi peuvent alors prendre beaucoup de temps. Il est alors judicieux de déléguer la
gestion du poste client et le recouvrement à un cabinet spécialisé.

Notre cabinet de recouvrement intervient sur l’ensemble des services liés au recouvrement d’impayés entre entreprises.
 

Nous restons à votre entière disposition pour intervenir sur la gestion de votre poste client et le recouvrement de vos créances en France comme à l’étranger.

Délais de paiements, enjeux et règlementation en 2023

 

Quel cadre juridique pour les délais de paiement ?

 

Selon l’article Article L441-10, par défaut, le délai de paiement d’une facture est de 30 jours après la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation demandée. Cependant les délais peuvent être allongés mais ne peuvent  excéder 60 jours ou 45 jours fin de mois (45 jours pour les facturations périodiques)

 

Cependant certaine situations ou certains secteurs bénéficient de conditions particulières 

Matériels d’entretiens d’espace verts : 50 jours fin de mois après la date d’émission de la facture.

Matériels agricoles à l’exception des tracteurs, de transport et d’élevage :  110 jours fin de mois après la date d’émission de la facture.

Sport de glisse : 90  jours après la date d’émission de la facture pour le règlement du solde des factures relatives à des livraisons effectuées avant l’ouverture de la saison pour les ventes d’équipements nécessaires à la pratique des sports de glisse sur neige entre les fournisseurs et les entreprises dont l’activité est exclusivement ou quasi exclusivement saisonnière 

Filière du cuir, 50 jours fin de mois pour les ventes entre les fournisseurs et les distributeurs spécialisés

Secteur du Jouet : 95 jours nets après la date d’émission de la facture pour la période “ du permanent ” s’étendant du mois de janvier au mois de septembre inclus et soixante-quinze jours nets après la date d’émission de la facture pour la période de fin d’année, s’étendant du mois d’octobre au mois de décembre inclus pour les ventes entre les fabricants et les distributeurs spécialisés dans le secteur du commerce du jouet

Pour savoir si votre secteur bénéficie d’un régime spécial nous vous invitons à vous rapprocher des fédérations ou association d’entreprise de votre secteur.



Comment réduire les délais moyens de paiement de votre entreprise ?

 

Il existe plusieurs moyens pour réduire le DSO (délai de paiement moyen) d’une entreprise :

Améliorer la communication avec les clients : en informant régulièrement les clients de leurs soldes et en répondant rapidement à leurs demandes de renseignements, vous pouvez réduire les retards de paiement.

Mettre en place des procédures de facturation efficaces : en envoyant des factures claires et détaillées, vous pouvez aider les clients à comprendre exactement ce qu’ils doivent payer et quand ils doivent le faire.

Offrir des remises pour les paiements rapides : vous pouvez inciter les clients à payer plus rapidement en offrant des remises pour les paiements anticipés.

Négocier les termes de paiement : en discutant avec les clients pour établir des délais de paiement plus favorables pour vous, vous pouvez réduire les retards de paiement.

Utiliser une solution de gestion des créances : en utilisant un système de gestion des créances, vous pouvez automatiser les processus de facturation et avoir une meilleure visibilité sur vos encaissements.

Améliorer le gestion de vos créances : en utilisant des outils de recouvrement comme les lettres de mise en demeure, vous pouvez inciter les clients à régler leurs dettes plus rapidement
.

Il est important de noter qu’il est important de trouver un équilibre entre la réduction du DSO et la préservation de la relation commerciale avec les clients.

 

 

Quels risques si une société ne respecte pas les délais de paiement.

Le délai de paiement est le temps entre la livraison d’un bien ou la facturation d’un service et son paiement par le client. Entre professionnels les délais sont devenus un usage et une facilité de trésorerie consentie à un client par son fournisseur

Ce délai de paiement est donc un crédit qu’un fournisseur accorde à son client pour le payer. On parle alors de crédit inter-entreprise. C’est d’ailleurs pourquoi les pénalités de retard sont Indexées sur les taux d’intérêt des banques centrales
.

Cependant toute la charge de ce délai est portée par le fournisseur. D’autant plus qu’il est courant que ces délais soient demandés voire imposés par le client à son fournisseur et que de surcroît le délai accordé soit bien souvent dépassé lors du paiement de la facture.

C’est pourquoi le code du commerce encadre ces délais de paiement afin de limiter leur durée et que des contrôles sont effectués pour sanctionner ceux qui dépasseraient de manière répété les délais prévus contractuellement par les fournisseur.


Dès le premier jour de retard de paiement, le créancier pourra appliquer une indemnité forfaitaire de paiement de 40 €. Si les frais de recouvrement réellement engagés sont supérieurs à ce montant forfaitaire, une indemnisation complémentaire sur justification peut être demandée. C’est notamment le cas pour le recours à un cabinet de recouvrement chargé des relances et mises en demeure.

De même, si le débiteur est condamné par la justice, il pourrait être condamné à devoir tous les frais engagés par le créancier pour obtenir un paiement de sa facture. Parmi ceux-ci, les dépens c’est-à-dire les frais liés directement au fonctionnement de la justice comme les frais de dépôts de dossier. De même, le débiteur peut être condamné à payer les frais irrépétibles c’est-à-dire tous les frais engagés par le créancier pour se défendre comme les frais d’avocat  où les frais d’hébergement ou de déplacement.

Des pénalités de retard peuvent également être appliquées lors que le délai de paiement et dépassé  pour chaque jour de paiement en retard. A noter que ces pénalités peuvent être fixées librement sans être inférieur à 3 fois le taux directeur de la BCE. Elles doivent être précisées dans les factures et le cas échéants dans les conditions générales de vente ou à défaut dans les devis ou contrats commerciaux.

D’autre part, la loi sapin 2 à renforcé les sanctions pour retard de paiement. Dans le cas d’infraction répété, aujourd’hui une personne physique encoure jusqu’à 75 000 € d’amende et une personne morale, jusqu’à 2 M€.

 

De plus, la sanction fera l’objet d’une publication systématique de la sanction sur le site de la DGCCRF ainsi que sur un support habilité à recevoir des annonces légales.

 

D’ailleurs le 11 janvier 2023, le gouverneur de Banque de France a annoncé que le nombre d’entreprise examinées serait triplé en 2023.

A cette occasion François Villeroy de Galhau avait déclaré :

 « L’allongement des délais de paiement aux PME et TPE de la part de certaines entreprises de plus grande taille n’est évidemment pas acceptable. Selon nos estimations, ce sont 16 milliards d’euros de trésorerie qui seraient indûment captés par ces grandes entreprises », avait déclaré François Villeroy de Galhau à cette occasion.

En effet, en fragilisant les petites entreprises, les retards de paiement impactent la capacité des entreprises à se financer voire à régler leurs échéances.

En cas de retard de retard de paiement répété, 2 types de sanction peuvent être envisagé par la Banque de France :

Le premier type de sanction est l’abaissement de la note de crédit de certaines entreprises affichant des retards de paiement indus.

Le deuxième est la sanction financière comme cela a été le cas pour le Groupe Carrefour qui à reçu une amende de 1,75 millions d’euros en 2021.

Calcul du DSO, pourquoi et comment l’effectuer ?

 Le calcul du DSO (Days Sales Outstanding) est essentiel dans la gestion de la trésorerie d’une entreprise. Il a pour objectif la réduction du BFR (Besoin en Fonds de Roulement) . 

Mais  qu’est-ce que le DSO ?  Comment se calcule-t-il ?  Comment l’interpréter ? Quels leviers activer pour réduire son DSO ? 


DSO : de quoi s’agit-il ?

Le DSO (Days Sales Outstanding), également nommé en français DMP (Délai Moyen de Paiement) ou même NJC (Nombre de Jours de Crédit clients) est un indicateur qui calcule le nombre de jours de chiffre d’affaire moyen entre la date de facturation et le paiement du client.

Avoir un DSO faible réduit les besoins en fonds de roulement et par conséquent la part d’actif immobilisé.


Comment effectuer le calcul du DSO


La méthode de calcul 

Le calcul du DSO permet d’établir la corrélation entre les créances clients et le chiffre
d’affaires réalisé, soit :

DSO = (créances TTC / chiffre d’affaires TTC) x nombre de jours.


Il existe également la méthode dite bilancielle ou comptable. Les comptables disposent des
chiffres seulement à la fin de l’année comptable de l’entreprise. La formule diffère quelque
peu, à savoir :


DSO = DPM = Comptes clients / CA TTC x 365

DPM : délai de paiement moyen


L’interprétation du calcul du DSO

Plus le DSO est bas, plus les créances sont encaissées rapidement. Ainsi, le BFR (besoin en Fonds de Roulement) est réduit et la trésorerie disponible plus importante. Pour rappel le BFR constitue l’ensemble de sommes nécessaires aux paiements des diverses charges dans l’attente du paiement des factures clients. 


Si le DSO est élevé, cela indique que les délais de paiement des factures sont longs. Alors,; le BFR augmente et réduit le cash disponible pour le développement de l’entreprise. Pour exemple en 2020, 90 % des entreprises françaises on connu une dégradation de leur DSO. Ceci à fortement impacté l’ensemble de l’économie mettant en danger les entreprises les plus fragiles.


 

DSO : comment le réduire ?


Renseignement Commercial

Ce type de service a pour vocation à évaluer la santé financière des entreprises. Des entreprises spécialisées et certains cabinets de recouvrement de créances comme 2Arecouvrement  propose ces prestations. Ainsi, vous pouvez réduire votre risque client et votre DSO.

A noter que le calcul du DSO est un indicateur observé lors de ces audits. En effet, un client qui a un DSO trop élevé verra son score de solvabilité impacté.


Gestion  le poste client

La gestion du poste client consiste à gérer l’ensemble des créances commerciales de l’entreprise. C’est à dire les factures émises en attente de paiement. Le calcul du DSO est donc un indicateur important de la qualité de la gestion du poste client d’une entreprise.

 

Cependant une bonne gestion du poste client commence bien avant l’émission d’une facture. En effet, dès la signature d’un devis, il est essentiel que les modalité de paiement soient claire pour le client.

C’est pourquoi Il est nécessaire pour l’entreprise de rédiger de bonnes conditions générales de vente et de 
s’assurer que le client les a bien lues à la signature du devis / contrat ou bon de commande.


Quelques axes d’optimisation de votre DSO

  • négocier des conditions de règlement en diminuant les délais de paiement ;

  • demander un acompte à la commande ;

  • évoquer la possibilité d’appliquer un escompte de 2 à 3 % pour inciter le client à régler sa facture à réception ;

  • gérer les litiges le plus rapidement possible afin d’éviter que le client bloque le paiement de la facture et préserver la satisfaction client ;

  • suivre l’avancement de la commande et les paiements effectués ;

  • déléguer le recouvrement des factures à une société spécialisée dans le recouvrement de créances qui s’assurera de limiter les retards de paiement, tout en maintenant une bonne relation commerciale.

Comment détecter et agir avec les mauvais payeurs ?

Les mauvais payeurs peuvent être très préjudiciables à votre entreprise, car ils affectent votre résultat net et augmentent le risque de défaillance au sein de votre entreprise. En France, un quart des faillites de fournisseurs  serait dû aux retards ou absences de paiement.

Les propriétaires d’entreprise commettent souvent l’erreur d’accorder un crédit aux clients avant d’avoir correctement évalué la solvabilité dudit client ; ce type d’évaluation est un outil précieux pour reconnaître immédiatement un potentiel mauvais payeur.


Comment reconnaître un mauvais payeur ?


2 types de mauvais débiteurs


Il existe deux types de clients susceptibles de devenir de mauvais payeurs. Tout d’abord, vous devez être conscient du risque lié aux nouveaux clients. Prendre un nouveau client pose toujours un risque, car vous n’avez aucun antécédent sur le nouvel ajout. Le deuxième type de mauvais payeurs potentiels concerne les clients qui utilisent rarement vos produits et services.


Il est essentiel pour votre entreprise de connaître les deux types et de surveiller le potentiel de chacun. Il y a souvent des signes avant-coureurs indiquant que les clients deviendront de mauvais payeurs, vous devez donc être conscient et détecter le problème avant qu’il ne dégénère.



Signes avant-coureurs d’un débiteur indélicat


Les entreprises ont souvent le présentiment que l’un de leurs clients sera un mauvais payeur. La procrastination est une caractéristique générale des mauvais payeurs et peut être un signe inquiétant. Ces personnes reportent souvent les réunions et mettent beaucoup de temps à retourner les appels. Vous devriez faire preuve d’une grande prudence avec ces clients et être conscient qu’ils ont le potentiel d’être un mauvais payeur.


Un autre signe qu’un mauvais payeur est à votre horizon est un changement soudain dans les habitudes de paiement. Si un client effectue soudainement des paiements en retard, c’est que quelque chose ne va pas. Vous devez fixer des délais clairs et sérieux et si ceux-ci ne sont pas respectés, soyez prêt à prendre des mesures sérieuses.

Un mauvais historique de crédit n’indique pas nécessairement un mauvais payeur. Cependant il faut rester sur ses gardes. Les mauvais payeurs fournissent souvent des raisons convaincantes pour lesquelles ce n’est pas de leur faute s’ils n’ont pas réussi financièrement dans le passé et ont accumulé des dettes excessives.

Les excuses sont un signe d’avertissement clair des mauvais payeurs. Si vous entendez « J’attends que mes clients me paient » ou « Nous n’avons pas reçu la facture » ou « La personne à qui vous devez parler n’est pas disponible », préparez-vous à intensifier le processus de collecte, car la créativité des mauvais payeurs monte toujours en puissance.


Comment cadrer les mauvais payeurs


Délimiter une politique de crédit claire


Avant d’accorder  un délais de paiement à un débiteur, la première étape consiste à toujours générer un rapport de solvabilité en réalisant une étude de renseignement commercial.

Votre entreprise devrait déjà avoir mis en place des mesures analytiques (ratios financiers, analyse sectorielle, analyse risque pays ..) pour reconnaître les mauvais payeurs et les signes avant-coureurs.

Chez 2arecouvrement, nous proposons des rapports de suivi complets pour aider votre entreprise à retrouver les mauvais payeurs, à retrouver les non-payeurs et à les traquer. Cela minimise non seulement les risques et les pertes possibles, mais assure également la croissance et la prospérité de votre entreprise.

Pensez définir une politique de crédit claire et concise si vous ne l’avez pas déjà fait. Vous devez y définir clairement à qui vous accordez le crédit, les limites de crédit et les procédures d’octroi de crédit et de recouvrement de créances. .



Apprendre à travailler avec les Mauvais Payeurs


Certaines activités nécessitent de travailler pour des clients fragiles ou peu consciencieux sur les paiements de leurs créances.  Le reflex peut être de les exclure de vos prospects  Cependant, cela peut vous priver d’une part de chiffre d’affaire importante. A noter que ces cibles sont peu courtisées et donc peu concurrentielle.

La seule condition qui devrait vous faire renoncer à travailler avec un client serait son insolvabilité. En effet, dans ce cas vous ne disposerez d’aucun recours pour recouvrer vos créances. Dans d’autres cas, lorsque  le mauvais payeur fait preuve de mauvaise foi, de négligence ou d’un manque de fiabilité, la qualité de votre relation client peut permettre d’éviter les déconvenues.

En effet, bien souvent, le mauvais payeur n’est pas foncièrement malhonnête. En revanche il peut profiter d’une faille dans vos process. Pour exemple, une facture émise tardivement ou avec une erreur ouvre une brèche à votre client pour ne pas honorer ses paiements. 

Si vous devez engager des frais important pour mettre en oeuvre votre prestation, n’hésitez pas à demander un acompte conséquent. Alors que 30 % de la commande a longtemps était la norme. Il n’est pas impossible aujourd’hui de demander 50 % d’acompte à la commande. 

Sur des prestations s’étalant dans le temps, n’hésitez pas à mettre en place des paiements au fur et à mesure de l’avancée de votre prestation. Ce sera pour vous l’occasion de faire le point avec votre client sur l’avancée de la production et de faire valider les étapes intermédiaires.

Vos conditions générales de vente devront clairement préciser ces modalités et les obligations de chaque partie en terme de livraison, validation et recueil des réserves des clients. Elles devront également prévenir les mauvais payeurs des mesures qui pourront être prises en cas d’impayés.


En bref 


La fidélisation de vos clients permet de réduire le risque client. Face à un nouveau client, il y a toujours un risque de faire face à un mauvais payeur, il alors est primordiale d’évaluer la solvabilité de celui-ci. En effet, il n’y a aucun recours face à l’insolvabilité d’un client.

De nombreux clients ne sont pas des mauvais payeurs patentés. Cependant, nombreux sont ceux qui profiteront d’une faille de vos process pour se sentir légitime de ne pas procéder au paiement.

Il est alors essentiel, de réagir vite et de ne tolérer aucune négligence quant au règlement de vos prestations. Afin de pouvoir réagir efficacement, vos conditions générales doivent clairement définir le cadre de la collaboration. 

Une fois ces mesures prises, la relation client est le levier le plus important pour éviter les impayés. C’est pourquoi, 2ARecouvrement met à votre service ses compétences commerciales pour optimiser votre gestion du poste client et éviter les impayés.  

Créances douteuses, pourquoi les identifier ?

Une créance douteuse est une créance dont le paiement est compromis. Mais que signifie exactement le terme de créance douteuse ? Comment peut-on la comptabiliser ? Que faire en cas de recouvrement de la créance ? Voici les réponses à vos questions…

 

Définition d’une créance douteuse

 

La créance douteuse est une créance certaine, liquide et exigible dont le recouvrement semble incertain. Plus précisément, il s’agit d’une créance réelle et certaine dont le paiement est compromis en raison de divers facteurs, à savoir :

 

  • L’absence de réponse du débiteur aux lettres de relance ;
  • Le non-respect des échéances de paiement établies ;
  • La mauvaise situation financière du débiteur. 

En pratique, le fournisseur a bien honoré ses obligations de livraison ou de prestation et la facture a bien été adressée au client. Mais, celui-ci ne procède à aucun paiement aux échéances exigibles : il devient alors débiteur

 

Cependant, une créance douteuse n’est pas définitivement une créance perdue. Elle ne se transforme pas forcément en créance irrécouvrable. Par ailleurs, elle se différencie également de la créance litigieuse. Dans le cas d’une créance litigieuse, le règlement est repoussé en raison de problèmes dans la réalisation de prestations, dans la fourniture de marchandises, sur le montant facturé, etc. 


Comptabilisation d’une créance douteuse

 

Par défaut, la créance est inscrite au rang des actifs de l’entreprise en comptabilité, aussi, il faut constater les pertes si le règlement de la créance devient sérieusement incertain. 

 

Ainsi, pour effectuer la provision d’une créance douteuse, il faut prouver que le recouvrement de la créance est compromis en raison d’un événement ayant eu lieu avant la clôture des comptes. 

 

Puis, il faut établir que la créance est certaine dans son principe et son montant (pas de contestation du débiteur). D’autres indices peuvent être constatés comme les difficultés financières du débiteur, ses retards de paiement.

 

Dans le cas où toutes les conditions seraient réunies, la provision est déductible fiscalement. En d’autres termes, la créance devenue douteuse ne fait plus partie du résultat imposable. 

 

La provision pour créance douteuse doit être constatée par les écritures suivantes :

 

  • Débit du compte 416 clients douteux 
  • Crédit du compte client 411 clients 

Il faut ensuite procéder à la dépréciation de la créance douteuse, corrélée à l’ancienneté et à la probabilité de recouvrement de la créance. Chaque année, la dépréciation des créances douteuses est réévaluée. Voici les écritures à passer :

 

  • Débit du compte 6817 (dotation aux dépréciations) ;
  • Crédit du compte 491 (dépréciation des comptes clients). 

Recouvrement d’une créance douteuse

 

Une créance douteuse ne signifie pas que la créance ne sera jamais réglée, mais que son recouvrement est compromis. Si à la fin d’un exercice comptable, la créance douteuse est identifiée, son montant peut être fiscalement déductible du résultat de l’entreprise.

 

En revanche, il arrive que les procédures de recouvrement à l’amiable aboutissent au règlement de la créance douteuse. En effet, le débiteur s’acquitte finalement de sa dette. L’entreprise devra alors procéder à une reprise de la provision. La créance n’est plus douteuse, ce n’est donc plus une perte pour l’entreprise et elle redevient un actif. 

 

Ainsi, le montant de la créance est ajouté aux résultats de l’entreprise. Les écritures comptables seront passées en conséquence.  

 

A noter que les les créances douteuses peuvent tout de même être évitées en procédant à une démarche de renseignement commercial et des clients. Il est judicieux de vérifier leur solvabilité et les conditions de paiement qui leurs seront allouées.

 

Crédit Management, un levier de croissance à ne pas négliger

Le crédit management est un dispositif managérial dont l’objectif est de maîtriser et contrôler le niveau de l’encours client dans les entreprises.

Cette discipline couvre l’ensemble du parcours client de la prospection à l’encaissement des paiements. En effet, chaque étape du parcours client  peut impacter le bon règlement des factures.


Pour exemple, une promesse faite lors de la vente et non tenue à la livraison peut être sujet à litige et source de facture impayée. De même, un paiement échelonné accordé à un profil à risque pourrait éprouver des difficultés à être soldé

En français, le terme crédit management se traduit littéralement par la gestion de crédit. En effet, lorsque des délais de paiement sont accordés entre professionnels, il s’agit bien, dans les faits, de crédit interentreprises.

 

Les objectifs du crédit management

L’enjeu du crédit management est de rendre disponible les actifs liés au poste au client.


En effet, bien que les encours et facture émisses soient comptabilisées dans les actifs d’une société, ceux-ci ne sont pas immédiatement disponibles. Ce défaut de liquidité peut alors engendrer des difficultés de trésorerie. Dans les cas les plus sérieux, il peut exister un risque de cessation de paiement.

C’est pourquoi, adopter une stratégie de crédit management influence fortement le bon fonctionnement des entreprises et leur développement. Sa mise en place est donc aussi essentielle que la mise en place d’une stratégie commerciale pour une entreprise.


La mise en oeuvre du crédit management

Le déploiement d’une stratégie de crédit management débute nécessairement par une analyse de l’ensemble du parcours client de la prospection au paiement.

Le crédit manager devra identifier à chaque étape de ce parcours, les leviers permettant d’améliorer le taux de recouvrement des factures. Son rôle l’amènera à interagir avec de nombreux services de l’entreprise.

Pour exemple le crédit manager travaillera en étroite collaboration avec le service financier et juridique. Ils définiront les conditions de vente et les adapteront aux typologies de client.

De même, il pourra également contrôler la bonne conduite des étapes de validation qui peuvent intervenir en cours d’une prestation. Il veillera au recueil des réclamations et réserves ainsi qu’à leur bonne résolution. En effet, celles-ci impactent fortement la satisfaction du client et sa motivation à régler ses factures à échéance.


Le périmètre du crédit management

Segmentation des clients dès la pré-prospection

Le crédit manager va informer les commerciaux des risques encourus en fonction du type de client. A cet effet, il pourra faire appel à des études sectorielles ou analyser le comportement des clients de l’entreprise.


Son objectif sera alors d’orienter la prospection vers des profils de clients les moins risqués Cette étude pourra influencer  la communication et le positionnement de l’entreprise afin de cibler ces clients.

Analyse du risque client lors de la prospection commerciale

Une fois le contact établi avec un prospect, le crédit management aura vocation à analyser le risque de chaque client. A cet effet, des procédures d’analyse auront préalablement été mises en place pour scorer les clients.

En fonction, des résultats, il pourra être conseillé aux commerciaux de ne pas effectuer de transaction ou de mettre en place des mesures d’atténuation du risque. En effet, il est toujours préférable de s’adapter aux risques plutôt d’éviter une transaction.


L’élaboration des contrats

Le crédit manager interviendra lors de la définition des Conditions Générales de Ventes. Il renseignera le service juridique sur les différentes situations que peut rencontrer un commercial. Un maximum de spécificité pourront ainsi être prise en compte par la rédaction.

Dans certain cas, si nécessaire, le crédit management peut mettre en place des procédures permettant la mise en place de conditions particulières. 


La facturation 

Le crédit manager vérifiera que toutes les prestations soient correctement et rapidement facturées. Il s’assurera que celles-ci soient conformes au bon de commande et à la prestation effectuée. D’autre part, il contrôlera conformité des factures avec la législation.

Une fois les factures émises, le crédit manager devra pouvoir rapprocher les factures des paiements afin d’identifier les défauts de paiement.


Recouvrement des créances

En cas de retard de paiement, le crédit management doit permettre un bon fonctionnement des relances et la résolution des litiges. En cas d’impayé, il aura vocation à mettre en place des procédures de recouvrement amiable.

En cas d’échec de la phase amiable, le crédit management se sera assuré que l’ensemble de la relation client ne puisse nuire à une action en Justice. De même pour la phase de recouvrement amiable. C’est pourquoi le recouvrement est souvent confiée à une société recouvrement de créances qui opérera selon les évolutions de la règlementation et des jurisprudences.

D’autre part le cabinet de recouvrement pourra faire bénéficier de son réseau d’auxiliaires de justice pour diligenter les procédures du recouvrement judiciaire.


À retenir

Dans la cadre du crédit management, la mise en place d’une démarche qualité a pour finalité la réduction des délais de paiement des clients (ou DSO : days sales outstanding). Ainsi, le crédit manager permet à son entreprise de recevoir ses paiements plus rapidement. Il augmente les flux de trésorerie et optimise le BFR

Le crédit management est une discipline complexe qui demande d’interagir avec de nombreux services de l’entreprise. En effet, obtenir des paiements des clients  dans les délais les plus brefs demandent d’analyser, la qualité de la prospection et de la relation client. De même, le crédit manager devra optimiser la gestion du poste client et les procédures de recouvrement.

Toutefois, les enjeux du crédit management sont encore sous-estimés dans de nombreuses entreprises françaises. Il semble cependant essentiel de percevoir cette discipline comme essentielle pour la santé financière des entreprises et leur développement.

Encours clients, quels enjeux pour votre trésorerie?

L’encours clients est la somme des créances accordées à une entreprise à un client. Il a donc encours chaque fois qu’un fournisseur accorde un délai de paiement (30,60,90 jours ou plus) à ses clients.

On estime que les encours clients représentent en moyenne 30 % des actifs des entreprises. Cependant, ces actifs ne sont pas disponibles, ce qui peut impacter le fonds de roulement des entreprises et leur capacité à régler leurs propres dettes dans les délais.

Il est donc important d’effectuer une bonne gestion de ces encours. Celle-ci passera nécessairement par une liste des encours par client qui pourront être repris dans une  balance âgée.


Afin d’effectuer, une bonne gestion du poste client, il faudra alors pouvoir distinguer le montant des créances à échoir et celui des créances échues.

En effet, ces informations, vous permettrons d’effectuer les actions nécessaires à la réduction de vos encours clients.

Maitriser les encours clients

 La gestion des encours a pour objectif d’obtenir les paiements à échéance ou le cas échéant de recouvrer les créances échues dans les plus brefs délais.

Pour cela, plusieurs points sont à contrôler :

  • Préciser clairement les échéances et les modalités de règlement dans les  conditions générales de vente(CGV)
  • Contrôler régulièrement les crédits en cours par clients à l’aide notamment d’une balance âgée ;
  • Relancer en cas de dépassement d’une échéance convenue et comprendre les
    raisons de l’impayé (négligence, difficultés financières, mauvaise foi…).
  • Engager les procédures de recouvrement de créances pour obtenir un règlement dès que la créance est échue.
  • Si nécessaire, engager une procédure de recouvrement judiciaire pour obtenir un titre exécutoire.


Calculer et suivre son  DSO

Pour mesurer l’impact de ses actions sur la gestion des encours clients, il peut être intéressant de suivre son DSO  (Days sales outstanding) ou, en français, DMP (Délais moyen de paiement).

C’est la moyenne du nombre de jours nécessaires pour une entreprise pour recevoir les paiements de ses clients.

En effet, la bonne gestion de votre poste client a pour objectif de réduire les délais de paiement de vos clients pour que vos actifs soient disponibles le plus rapidement possible.

Cet indicateur se calcule sur une période donnée. Il suffit alors de diviser votre encours clients total par le chiffre d’affaires de cette période puis de le multiplier par le nombre de jours de la période soit :

(Encours total TTC d’une période / CA TTC de la même période) x nombre de jours de la périodes.


En effectuant le suivi de cet indicateur pour la gestion de votre poste client, vous pourrez alors
mesurer l’efficacité de vos actions pour réduire les
délais de paiement de vos clients

Notre cabinet de recouvrement intervient sur l’ensemble des services liés au recouvrement d’impayés entre entreprises.


Nous restons à votre entière disposition pour intervenir sur la gestion de vos impayés en France comme à l’étranger.