En cas de facture impayée, il est essentiel de rapidement relancer votre débiteur dès le terme du délai accordé pour le paiement.
Pour rappel, le délai convenu ne peut excéder soixante jours nets à compter de la date d’émission de la facture. Il s’agit là d’un maximum prévu par la loi. Nous vous recommandons, cependant de mettre en place des délais plus brefs, n’hésitez pas à indiquer 8 à 10 Jours.
A l’issue de ce délai, vous pourrez envoyer une première relance de la facture.
En effet, le débiteur aura tendance à caler son rythme sur le vôtre. Si vous tardez à envoyer votre relance, le débiteur pourrait imaginer que vous n’êtes pas organisé pour le recouvrement de vos créances ou que la créance de votre débiteur ne semble pas essentielle pour vous.
Cette première relance doit être cordiale, factuelle, en effet, une facture impayée peut être simplement due à un oubli, un dysfonctionnement qui n’est pas dans le périmètre de votre interlocuteur. Tenez-vous aux faits car ce courrier peut être utilisé contre vous dans le cadre du recouvrement.
Si vous échangiez précédemment par mail n’hésitez pas à relancer votre contact par mail.
Dans le même temps, envoyez un courrier officiel à votre interlocuteur ou à son Service Comptabilité.
Dans cette première relance, vous rappellerez à votre interlocuteur le n° de la facture impayée, sa date d’envoi ainsi que la date d’échéance de la facture.
Pour cette première relance voici un modèle que vous pourriez utiliser :
Code postal – Ville
Objet : Relance n°1 – facture n° (Numéro de la facture)
(Ville), le (Date)
Madame, Monsieur, (Ou bien uniquement « Madame » ou « Monsieur » si la civilité du destinataire est connue)
Sauf erreur ou omission de notre part, le paiement de la facture n° (Numéro de la facture) datée du (Date de la facture) pour un montant de (Montant de la facture) euros, et arrivée à échéance le (Date d’échéance de la facture), ne nous est pas parvenu.
Nous vous prions de bien vouloir procéder à son règlement dans les meilleurs délais, et vous adressons, à toutes fins utiles, un duplicata de cette facture en pièce jointe.
Si par ailleurs votre paiement venait à nous parvenir avant la réception de cette lettre, nous vous saurions gré de ne pas tenir compte de cette dernière.
Vous remerciant de faire le nécessaire, et restant à votre entière disposition pour toute éventuelle question, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, (Ou uniquement « Madame » ou « Monsieur » si la civilité du destinataire est connue) l’expression de nos salutations distinguées.
Si cette première relance reste sans retour de la part de votre créancier, n’hésitez pas le contacter au téléphone, en effet certains interlocuteurs réagissent plus facilement au téléphone qu’au courrier.
A noter qu’il peut être préférable que l’appel ne soit pas effectué par l’interlocuteur habituel du débiteur. En effet, à cette étape, il faut éviter que l’affect puisse être utilisé par votre débiteur. Il faut que celui-ci comprenne que le dossier a été confié à une personne chargée du recouvrement.
Si vous ne disposez pas de service en charge du recouvrement ou que celui-ci ne peux prendre de dossier supplémentaire, nous vous invitons simplement à nous contacter.