Vous avez respecté toutes les étapes du recouvrement à l’amiable : appels téléphoniques, e-mails et malgré tous vos efforts, votre créancier fait la sourde oreille ?
Vous pensez avoir épuisé toutes vos cartes, il est temps pour vous d’envoyer une lettre de relance pour le recouvrement de créances.
En effet, ce courrier est à transmettre lorsque les premières phases de recouvrement de créance amiable ont été épuisées et a pour but de régulariser les retards de paiement.
Correctement rédigée, envoyée au bon moment et adressée de la bonne manière, cette lettre augmente considérablement vos chances d’être payé dans les temps.
Elle pourra également constituer une preuve si vous décidez par la suite d’avoir recours à la justice.
Le Cabinet 2AR vous explique comment rédiger une lettre de relance pour le recouvrement de créances en bonne et due forme.
Comment rédiger une lettre de recouvrement de créances ?
Le ton de votre lettre
En fonction de la situation et du retard de paiement, vous devez adapter le ton sur lequel vous vous adressez à votre client.
Il s’agit de trouver le juste équilibre entre force de conviction et courtoisie, pour vous assurer d’être payé, tout en gardant une bonne relation commerciale avec votre client.
Plus vous avancez dans le scénario de relance, plus le retard de paiement augmente.
Chaque lettre de relance doit être plus incitative que la précédente et le ton que vous adoptez dans la lettre doit permettre d’augmenter progressivement le niveau de pression.
Sachez qu’après 3 lettres de relance infructueuses, vous pouvez mettre votre client en demeure de payer et lui envoyer la lettre de mise en demeure formelle.
Les astuces à mettre en place
Afin que votre lettre de relance ait un impact, voici 3 astuces qui peuvent vous aider :
- personnalisez la lettre : adressez-vous personnellement à la personne chargée du règlement des factures dans l’entreprise cliente. Vous pouvez bien entendu avoir des lettres types, mais veillez à changer le contenu à chaque nouvelle relance.
- utilisez le bon moyen de communication : certains clients sont plus réactifs par email, quand d’autres préfèrent un appel téléphonique. Essayez d’évaluer l’impact des différents moyens de communication sur vos différents clients et de vous adapter en fonction.
- adaptez les moyens de paiement : en facilitant la vie de votre client, vous augmentez vos chances d’être payé dans les temps. Vos lettres de relance doivent inclure les coordonnées bancaires de l’entreprise et pourquoi pas, proposer différentes solutions de paiement.
Nous vous proposons ici une lettre type de relance pour le recouvrement de vos créances.
Modèle de lettre de relance
Nom de votre entreprise
Adresse de votre entreprise
Code postal – Ville
Téléphone – Mail
N° Siret (XXX XXX XXX)
Nom de votre client / nom de l’entreprise de votre client
Adresse de votre client
Code postal – Ville
Objet : Lettre de relance n°1 pour la facture n°(Numéro de la facture)
PJ : Photocopie de la facture n°(Numéro de la facture)
(Ville), le (Date)
Madame / Monsieur,
Sauf erreur de notre part, nous n’avons à ce jour pas reçu le paiement de la facture n°(Numéro de la facture) en date du (Date de la facture) pour un montant de (Montant de la facture) euros, alors même que cette facture arrivait à échéance le (Date d’échéance de la facture).
Nous vous demandons de bien vouloir procéder à son règlement le plus rapidement possible.
Veuillez ne pas tenir compte de cette lettre si votre règlement nous a été adressé avant la réception de ce courrier.
Vous trouverez en pièce jointe de ce courrier une photocopie de la facture.
Nous restons à votre disposition dans l’hypothèse d’éventuelles questions. Nous vous prions d’agréer, Madame / Monsieur, l’assurance de nos salutations les meilleures.
Signature
Votre nom et votre prénom
Pourquoi faire appel au cabinet 2AR pour le recouvrement de vos créances ?
Malgré tous vos efforts et votre patience les factures impayées s’accumulent.
Lorsque vous arrivez à joindre votre client, c’est tout naturellement que le ton monte, des cris, des menaces, mais rien à faire, votre client tient les rênes.
Vous vous rendez compte qu’un savoir-faire, beaucoup d’expérience et une solide formation en communication sont nécessaires pour faire avancer les choses.
Vous commencez à comprendre pourquoi le recours à un cabinet de recouvrement de créance est incontournable.
Faire appel à des professionnels du recouvrement, tels que le Cabinet 2AR est pour vous, la garantie de récupérer vos fonds au plus vite et de préserver de bonnes relations commerciales avec vos clients.