5 astuces pour gérer efficacement votre poste clients

Une bonne gestion du poste clients a un impact significatif sur les revenus et les flux de trésorerie de votre entreprise. Effectuées efficacement, ces tâches peuvent signifier des paiements ponctuels, des relations clients satisfaisantes et une liquidité élevée dans l’entreprise. Cependant une mauvaise gestion, peut entraîner une perte de temps, des erreurs comptables, une perte de revenus et une mauvaise trésorerie dans l’entreprise. Nous vous proposons ces quelques conseils pour améliorer la gestion du poste clients dans votre entreprise et rendre le recouvrement des créances  simple et efficace.

Qu’est-ce que la gestion du poste clients ?

Les comptes débiteurs font référence à l’argent que vos clients doivent à votre entreprise. La gestion du poste clients sont les différents process que vous mettez en place pour récupérer cet argent, notamment :

  • Procédures de  facturation.
  • Traitement des paiements.
  • Communications avec les clients.
  • Communications et processus internes.
  • Processus de recouvrement et politiques de crédit.

Quel est l’objectif de la gestion du poste clients ?

L’objectif d’une gestion efficace du poste clients est d’optimiser votre processus de facturation, de paiement et de recouvrement afin de minimiser le temps nécessaire pour être payé.


La
gestion du poste clients comprend la création et le respect de normes et de pratiques pour votre entreprise afin de faciliter une facturation et un paiement efficaces pour vos clients.


Meilleures pratiques pour la gestion du poste clients

1. Utilisez la facturation et le paiement électroniques

Abandonnez la facturation papier et par courrier postal, ainsi que les chèques papier. Ceux-ci sont faciles à perdre et prennent du temps à suivre. Passez plutôt à un système de facturation électronique qui permet aux clients d’effectuer facilement des paiements en ligne.


2. Décrire des procédures de facturation claires

Abordez votre processus de facturation avec clarté dès le début de votre collaboration avec votre client. Documentez le processus, afin que tout le monde dans votre entreprise suive les mêmes procédures.


Votre processus de facturation doit inclure
 :

  • Périodes de facturation et dates de facturation.

  • Quelles informations à inclure sur chaque facture (par exemple, numéros de bon de commande, adresses, etc.).

  • Procédures d’enregistrement.

  • Évaluation et suivi périodiques du poste clients.

  • Procédures de recouvrement des retards de paiement.

  • En plus des étapes quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles que vous devez suivre pour facturer les clients avec précision, incluez dans votre documentation :

  • Coordonnées de facturation pour chaque client.

  • Détails ou étapes de facturation uniques pour chaque client, le cas échéant.

  • Détails de paiement et notes pour chaque client.


3. Définissez des politiques de crédit et de recouvrement et respectez-les

Vous pouvez être intéressé ou non par l’offre de crédit à certains clients. Si c’est le cas, définissez à l’avance des politiques de crédit claires pour éviter d’accorder trop de crédit à certains clients et permettre à n’importe qui dans votre entreprise de déterminer facilement s’il doit accorder un crédit lorsqu’un client le demande.


4. Soyez proactif

Avec des procédures claires en place, vous pouvez être proactif dans la collecte des paiements. Créez un processus dans lequel vous êtes invité à contacter un client le premier jour où un paiement est en retard.

En effet, celui-ci doit immédiatement être informé de son solde débiteur et  des procédures pour effectuer son paiement.


5. Configurer les automatisations

Gagnez du temps et ajoutez de la cohérence à votre processus en automatisant les communications de compte avec vos clients.

Un logiciel de gestion du poste clients devrait s’en occuper pour vous. Vous pouvez configurer un e-mail de formulaire à envoyer avec une facture, un e-mail de remerciement à envoyer lors du paiement et des rappels à envoyer lorsque le paiement est en retard.

Notre cabinet de recouvrement intervient sur l’ensemble des services liés au recouvrement d’impayés entre entreprises. 

Nous restons à votre entière disposition pour intervenir sur la gestion de votre poste client et le recouvrement de vos créances en France comme à l’étranger.